Applications are invited for the post - "Chargé des affaires administratives"
15/03/2019

Job announcement for a position as “Chargé des affaires administratives” at the French Institute of Pondicherry.

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Job Announcement for the Post

Chargé des affaires administratives
 

Mission

• Le chargé des affaires administratives assure, auprès du secrétaire général, la coordination et la gestion administrative de l’Institut.

Activités principales

• Rédiger en français et en anglais toutes les conventions de dépenses de l’Institut
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les conventions d’achats.
• Assurer les relations avec les fournisseurs
• Rédiger en français et en anglais tous les contrats de travail et de vacations
• Rédiger en français et en anglais les conventions de collaborations scientifiques ou M.o.U
• Assurer la correspondance avec les interlocuteurs institutionnels
• Établir les conventions de stage
• Assurer l’accueil des nouveaux entrants
• Engager toutes les démarches d’accompagnement auprès des autorités locales (FRRO).
• Organiser l’archivage papier et électronique des documents
• Mettre en place des tableaux de bord de l’activité administrative
• Assurer la logistique des événements organisés par l’Institut en collaboration avec la chargée des affaires financières et du budget, et l’assistante en gestion chargée des missions

Activités associées

• Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et rapports d’activité.

Compétences principales

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements et plus spécifiquement la réglementation indienne
• Connaissance générale des grands principes du droit public et privé.
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.

Savoirs sur l'environnement professionnel

• L’organisation du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
• Les dispositifs régional, national, européen et international de recherche et d’enseignement supérieur.
 
• Le statut des structures et des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.

Savoir-faire opérationnels

• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
• Manager et animer une équipe ; gestion de la communication lors de situations de crise
• Conduire un entretien
• Conduire un projet
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
• Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
• Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
• Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques.

Compétences linguistiques

• Anglais : Compréhension écrite et orale
• Français : Maîtrise de l’écrit et de l’orale
• Tamoul : Orale

Compétences associées

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance générale des principes de l’audit.
• Connaissance générale des principes de la démarche qualité.

Savoir-faire opérationnels

• Mettre en œuvre les techniques associées aux savoirs généraux identifiés.

Lieu d'exercice

• Secrétariat général de l’IFP

Diplôme exigé

• Licence ou Bachelor of arts

Formations et expérience professionnelle souhaitables

• gestion administrative ; Expérience en management d’équipe.

Contact : Envoyer votre CV et lettre de motivation par voie électronique à l’adresse suivante secretarygeneral@ifpindia.org et ifpdir@ifpindia.org avant le 05 avril 2019.